sabato 27 dicembre 2014

Trucchi per archiviare e catalogare bene i documenti

Questo anno sta ormai per volgere al termine e, quindi, è arrivato anche il momento giusto per dedicarsi ad una delle attività organizzative tra le più importanti per un'azienda: stiamo parlando dell'archiviazione e catalogazione dei documenti cartacei.

Come ben saprai, questa fase di lavoro richiede senz'altro del tempo, ma soprattutto, degli ottimi mezzi da utilizzare per velocizzare al meglio la pratica di archiviazione e catalogazione. Ecco alcuni trucchetti e consigli da seguire attentamente per effettuare correttamente questa operazione!


  • Misura gli spazi: Hai già scelto dove archiviare i tuoi documenti? Cerca di destinare un'area della tua azienda per il tuo archivio, così da poter sistemare correttamente un armadio o delle scatole Boldini per archivio documenti.  
  • Crea un ordine prestabilito: Dato che stiamo parlando di un archivio cartaceo e non digitale, è necessario collocare in modo ordinato tutti i documenti in tuo possesso. Ad esempio, puoi ordinare le pratiche in base al nome o, in alternativa, basandoti sul cognome del tuo cliente. In questo modo, riuscirai a trovare i documenti che ti servono senza perderti tra tanti documenti. 
  • Fai sempre ordine: Per mantenere sempre in buono stato un archivio, è importante eliminare ciò che è diventato inutile e fare pulizia. Quindi, di tanto in tanto, preoccupati di rimuovere le pratiche più vecchie e, se hai ulteriore tempo, potrai digitalizzarle così comunque da averle sempre con te, senza occupare eccessivamente spazio.

Se, in passato, ogni volta che cercavi un documento perdevi un sacco di tempo, ora con un metodo di archiviazione come questo, sarai ben certo di trovare subito e in modo efficiente i documenti di cui hai bisogno. Sei pronto a rinnovare il tuo ufficio all'insegna dell'efficienza?

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